Dokumentumok, off-line megjelenések

Az Interneten kívüli kommunikációra - levelek, táblázatok, grafikai megoldások, stb... - szempontjából kifejezetten érdemes tanulmányozni a szabad szoftverek körét. Minden esetben létezik alternatíva. Mind a szükséges megoldások megkeresésében, mind használatuk megtanításában tudunk megoldást kínálni.

A szabad szoftverek nem minden esetben ingyenesek, a kifejezés elsősorban a fejlesztési módra vonatkozik. Mindezzel együtt egyéni felhasználásra, kis cégek számára általában ingyenesen, vagy a fejlesztők minimális mértékű támogatása ellenében elérhetők.

Nagyon kérlek, mikor bárhol azt hallod, számodra szükséges feladat megoldását ellátó szoftver kezelésének oktatását kínálják mindig ellenőrizd, mennyibe kerül a szoftver!

Erre tökéletes példa: Photoshop oktatás. De milyen jó lenne, hiszen a grafikai dolgokat meg lehetne oldani vele. Tájékoztatásul említem: többszázezer forint a jogtiszta változat. Grafikai feladatok megoldásához válaszd a Gimpet, vagy az Libre Office rajzoló programját (utóbbi helyett a Google Drive rajz is jó megoldás).

Ugyanígy nem mindegy, milyen irodai szoftvercsomagot választasz. Szerintem megéri egy-két óra, amit a különbözőségek megtanulására fordítasz, félhavi fizetés megspórolását egy ingyenes Libre Office csomag választásával.

Dokumentumaidat tárolhatod, létrehozhatod, szerkesztheted az Interneten is. Erre tökéletesen alkalmas az előzőekben már említett Google drive - fájltároló és dokumentumszerkesztő - modul, de más cégek is kínálnak erre megoldásokat. Hazai viszonylatban viszont azt tapasztaltam, idegen nyelvű programokat nem szívesen használnak az itt élők.

A Google Drive igen érdekes, összetett dokumentum kezelő program. Lehetőség van arra, hogy Microsoft Office, OpenOffice, Libre Office dokumentumokat feltöltsél a dokumentumok közé, de itt is létrehozhatók dokumentumok.

Érdemes tudni, hogy az egyes dokumentumokat meg lehet osztani az együtt dolgozó csapaton belül, olyannyira, hogy közös szerkesztésre, sőt szerkesztés közbeni kommunikációra is van mód.

Mik hozhatók létre?

  • Dokumentum
  • Bemutató
  • Táblázat
  • Űrlap
  • Rajz
  • Mappa

A dokumentumok jól rendszerezhetők már az alapfelállásban is, de érdemes egy mappát külön létrehozni a belső dokumentumoknak, külön a nyilvánosaknak, esetleg témánként almappákat a mégjobb áttekinthetőség kedvéért.

Fontos tudni, hogy a nyilvános dokumentumokhoz a mindenki megtekintheti az egész világon megosztást kell alkalmazni. Ha nem így teszel a webhelyre beszúrt dokumentumot a látogatók nem tekinthetik meg weboldaladon.

A Google dokumentumok e-mailben, vagy azok mellékleteként küldhetők. Remek megoldás, hogy űrlap is elküldhető levélben, így az információk gyűjtése egyszerűsödik. A modul segítségével az e-mail mellékletben kapott dokumentumok megtekintésére is van lehetőség.

Az egyes prezentációk közös megtekintéséhez a Google Naptárban hozhatsz létre eseményt. A prezentációk linkjét egyénileg is elküldheted. A link birtokában lévő személy megnézheti a prezentációt, a linket tovább is küldheti. Ezzel a módszerrel garantált, hogy a címzettek postafiókja nem telik meg egy-egy küldeménytől.

Most már könnyű kitalálni, hogy mivel. A hogyan van hátra:

Ezen a területen is feltétlenül figyelembe kell venni, hogy csak színvonalas, igényes kivitelű dokumentumok alkalmasak a cél eléréséhez. A kivitelezésnek mind megjelenésileg, mind tartalmilag követnie kell ezt az elvárást.

Vannak esetek, amikor az on-line dokumentumokhoz mindenképp eredeti formátumban célszerű feltölteni egyes dokumentumokat, mert azok pontos formázása lényeges. Az ilyen dokumentumok esetében fájlformátumnak mindenképpen a .pdf alkalmas, mert konvertálás nélküli feltöltéssel annak formázásai semmiképp nem módosulnak se azokat olvasó programtól, se nyomtatóbeállítástól.